Scoping Workshop Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot - Adoption & Change Enablement

ÜBERBLICK Dieser Professional Service unterstützt Organisationen dabei, den Veränderungsrahmen (Scope of Change) für die Einführung oder Erweiterung der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot systematisch zu analysieren und darauf aufbauend passende Change‑Management‑ und Adoptionsmaßnahmen zu definieren.

Der Scoping Workshop schafft eine fundierte Grundlage, um Microsoft 365 Copilot erfolgreich im Unternehmen zu verankern, Risiken frühzeitig zu erkennen und gezielte Enablement‑ und Change‑Maßnahmen entlang der Microsoft‑365‑Einführung abzuleiten.

ZIEL DES SCOPING WORKSHOPS Ziel des Workshops ist es, gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern den konkreten Veränderungsumfang im Kontext von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot zu ermitteln und daraus einen praxisnahen Maßnahmenrahmen für Adoption und Change Enablement abzuleiten.

Im Fokus steht dabei nicht allgemeiner organisatorischer Wandel, sondern die Frage:

Welche Veränderungen sind notwendig, damit Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot von den Anwendern akzeptiert, genutzt und produktiv eingesetzt werden?

ERMITTLUNG DES VERÄNDERUNGSRAHMENS (SCOPE OF CHANGE) Im Workshop analysieren wir den Veränderungsumfang systematisch auf Basis der aktuellen Situation Ihrer Organisation im Zusammenhang mit Microsoft 365 und Copilot. Dabei betrachten wir mögliche Projektrisiken, potenzielle Hindernisse sowie fördernde Faktoren und positive Elemente innerhalb der Organisation.

Die Analyse erfolgt entlang von sieben bewährten Change‑Dimensionen, jeweils bezogen auf die Einführung bzw. Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot:

• Zielbild & Vision: Wie unterstützt Microsoft 365 Copilot die strategischen Ziele der Organisation?

• Treiber und Gründe für die Veränderung: Welche fachlichen und organisatorischen Gründe sprechen für die Einführung bzw. Erweiterung der Copilot‑Nutzung?

• Beteiligte Personengruppen: Welche Rollen, Nutzergruppen und Stakeholder sind von Microsoft 365 Copilot betroffen?

• Umgang mit Veränderung: Wie ist die Organisation bisher mit Veränderungen im digitalen Arbeitsplatz umgegangen?

• Hindernisse & Herausforderungen: Welche Barrieren könnten die Adoption von Microsoft 365 Copilot erschweren?

• Fördernder Beitrag: Welche bestehenden Strukturen, Kompetenzen oder Erfahrungen unterstützen die Einführung von Microsoft 365 Copilot?

• Mögliche Begleitmaßnahmen: Welche Change‑ und Enablement‑Maßnahmen sind erforderlich, um die Nutzung von Microsoft 365 Copilot zu fördern?

FESTLEGUNG DER CHANGE- & ADOPTION-MASSNAHMEN FÜR MICROSOFT 365 COPILOT Auf Basis der ermittelten Ergebnisse definieren wir gemeinsam geeignete Change‑Management‑ und Adoption‑Leistungen, die speziell auf die Einführung bzw. Erweiterung der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft 365 Copilot ausgerichtet sind.

ORBIS bringt hierfür einen strukturierten Maßnahmenkatalog mit, der im Workshop:

• Schrittweise vorgestellt
• Auf Umsetzbarkeit geprüft
• An die spezifischen Anforderungen der Organisation angepasst

wird. Die definierten Maßnahmen werden anschließend in den Gesamtprojektplan zur Microsoft‑365‑ und Copilot‑Einführung integriert.

DURCHFÜHRUNG DES WORKSHOPS

• Durchführung durch zwei erfahrene Change‑Management‑Expert*innen
• Empfohlen wird die Teilnahme unterschiedlicher Meinungs‑ und Interessensgruppen
• Maximale Teilnehmerzahl: 10 Personen, um eine effektive Workshop‑Atmosphäre zu gewährleisten
• Dauer des Workshops: ca. 4 Stunden
• Durchführung in der Regel online
• Optional vor Ort gegen Übernahme von Reise‑ und Nebenkosten

ERGEBNIS DES SCOPING WORKSHOPS: Nach dem Workshop bereitet das ORBIS‑Change‑Management‑Expertenteam die Ergebnisse strukturiert auf und entwickelt darauf basierend einen konkreten Maßnahmenplan für Adoption & Change Enablement im Kontext von Microsoft 365 Copilot.

In einem Follow‑up‑Termin (ca. 2 Stunden) werden die Ergebnisse gemeinsam besprochen und bei Bedarf angepasst.

Als Ergebnis erhalten Sie:

• Eine strukturierte Übersicht der benötigten Change‑ und Adoptionsleistungen
• Konkrete Handlungsempfehlungen zur Einführung von Microsoft 365 Copilot
• Eine Einordnung der Maßnahmen in den Gesamtprojektplan
• Eine Angebotskalkulation für die weitere Zusammenarbeit

Auf dieser Basis treffen Sie anschließend die Entscheidung über die Fortsetzung des Projekts.

KOSTENINDIKATION Paketpreis für den Scoping Workshop Microsoft 365, Microsoft 365 Copilot - Adoption & Change Enablement: 4.999,00 EUR netto zzgl. MwSt.

Bei Durchführung vor Ort fallen zusätzlich Reise‑ und Übernachtungskosten pro Person an.

UNTERSTÜTZTE MICROSOFT-PRODUKTE

• Microsoft 365
• Microsoft 365 Copilot
• Microsoft Teams
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Outlook

Hinweis: Die angegebenen Preise und Tagessätze in der Tabelle sind Richtwerte und können je nach Leistungsumfang und individueller Kundensituation abweichen.