Verwaltungsprozessmanagement: 4-tägiges Assessment

Axians Infoma ist Ihr Microsoft Partner für den öffentlichen Sektor. Infoma online ist eine komfortable, integrierte Komplettlösung für das Finanzwesen auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es unerlässlich, Verwaltungsprozesse effizient und zukunftsorientiert zu gestalten. Denn digitale Transformation ist mehr als nur das Verwenden von neuartigen Softwaresystemen oder Technologien.

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung einer Prozessmanagementstruktur, die Ihnen eine effiziente Steuerung und Optimierung täglich anfallender Prozesse ermöglicht – der Grundstein für eine zukunftsfähige und prozessorientierte digitale Verwaltung. Genau hier setzt unser eigens für kleine und mittelgroße Kommunen entwickeltes Verwaltungsprozessmanagement (VPM) an. Gemeinsam bauen wir ein organisationsübergreifenden Prozessverständnisses entlang eines definierten Verwaltungsprozesses auf und schaffen hiermit die Basis für ein Arbeitsumfeld mit gemeinschaftlicher Prozessverantwortung und effizient eingebundener Software.

Unser Ansatz ist praxisnah, kooperativ und auf alle Ebenen der Verwaltung anwendbar - von internen Verwaltungsabläufen bis hin zu End-to-End-Prozessen für die Bürger:innen.

Das Ziel: von der funktionalen zur prozessorientierten Verwaltung!

Inhalt:

• Analyse und Visualisierung eines definierten Verwaltungsprozesses
• Ist-Soll-Vergleich
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen

Ablauf: Phase 1 Kick-Off Workshop:

• Information des Projektteams
• Festlegung des Projektplans
• Festlegung des zu analysierenden Verwaltungsprozesses
• Identifikation aller beteiligten Personen, Fachabteilungen, Systeme und Verwaltungsvorschriften
• Festlegung notwendiger Vorarbeiten für Prozessworkshops (beidseitig)
• Projektmanagement & Dokumentation

Phase 2 Prozessworkshops:

• Durchführung und Moderation von Einzelinterviews und Gruppenarbeiten
• Erarbeitung von Handlungsempfehlungen
• Erstellung der Prozess- und Ergebnisdokumentation
• Auswertung & Visualisierung der Ergebnisse der Prozessworkshops
• Ableitung und Verschriftlichung von Handlungsempfehlungen & Optimierungspotenzialen

Phase 3 Abschlussworkshop::

• Vorstellung der Prozess- und Ergebnisdokumentation
• Evaluierung weiterer Prozessmanagementmaßnahmen

Phase 4: Abnahme des Projekts

Zielsetzung:

• Etablierung von Prozessmanagementstrukturen
• Transparente Prozesse
• Effiziente Ressourcenallokation
• “Alle Mitarbeiter:innen mitnehmen” durch aktives Change-Management
• Durch intern abgestimmte Prozesse, Services für Bürger:innen verbessern
• Den Grundstein legen, um die digitale Transformation proaktiv zu gestalten

Bei der Aufnahme von mehr als einem Verwaltungsprozess in die Analyse, erfolgt eine Neukalkulation des Preises gemäß Größe der Organisation. Die Projektdauer ist auf 6 Wochen ausgelegt.