Vertragsmanagement: 2-Week Implementation

Wir bieten eine Vertragsmanagement Lösung auf Basis Microsoft Office 365. Unsere Lösung schafft eine digitale Ablage für Verträge jeglicher Art. Pflege mit Drag+Drop, direkte Integration in Microsoft Office und die Strukturierung mit Metadaten bilden die Basis der Lösung. Mit Hilfe der umfangreichen und konfigurierbaren Volltextsuche wird das Auffinden notwendiger Informationen erleichtert. Automatische Benachrichtigungen, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten sowie Genehmigungs- und Überwachungsworkflows stehen ergänzend zur Verfügung. Als optionales innovative Feature steht mit SharePoint Syntex eine KI Funktion zur automatischen Erkennung und Verarbeitung von Dokumenteninhalten zur Verfügung.

Unsere Lösung ermöglicht es in kurzer Zeit ein IT-gestütztes Vertragsmanagement bereitzustellen. Die Funktionen und Eigenschaften der beschriebenen Konfigurationslösung ergeben sich aus beigefügtem PDF-Dokument „Vertragsmanagement mit Microsoft 365“ ​ Unser Vorgehen:

• Analyse des bestehenden Microsoft 365 Umgebung & Lizenzierung
• Beratung hinsichtlich der Funktionen des Vertragsmanagements
• Beratung zur optimalen Nutzung & Vorgehens bei der Konfiguration (Zugriffsklärung, Zeitablauf etc.)
• Konfiguration des Tenants (Apps, Flows, Listen etc.)

Detail Konfiguration Vertragsmanagement:

• Site Content Types inkl. Basis Content Type mit Basis Metadaten & (zentraler) Dokumenten-Vorlagen
• Metadaten Definition auf Site Ebene pro Content Type
• Workflows (Genehmigung, Review/Wiedervorlage)
• Benachrichtigungsfunktionen (für Änderungen)
• Dokumentenbibliotheken + Listen mit Ansichten (Conditional Formatting für Dokumententypen)
• Information Rights Management (IRM) in SharePoint und/oder Office 365 Admin Center
• Sensitivity Labels
• optional KI Funktionen von SharePoint Syntex
• Rollen- und Berechtigungskonzept (nicht auf Metadatenebene, nur auf Ordnerebene möglich)
• Übergabe und Präsentation der fertigen Konfigurationslösung.

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